Na temelju članka 16. Statuta „Stjepan Kožić – nezavisna lista“, Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN42/18), uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u svezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka, te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Službeni list Europske unije L 119/1 od 04.05.2016., dalje u tekstu: Opća uredba) Odbor stranke „Stjepan Kožić – nezavisna lista“ na 1. sjednici održanoj dana 26. lipnja 2018. godine donosi:
Pravilnik o zaštiti osobnih podataka
I UVOD
Članak 1.
Ovim Pravilnikom zaštite osobnih podataka se u stranci „Stjepan Kožić – nezavisna lista“ ( u daljnjem tekstu SKNL), kao voditelju obrade osobnih podataka (dalje: Voditelj obrade) u skladu s Općom uredbom, uređuje:
- Vođenje strukturiranih zbirki osobnih podataka
- Načela obrade osobnih podataka
- Uvjeti privole
- Informacije i pristup osobnim podacima
- Ispravak i brisanje osobnih podataka
- Pravo na prigovor i automatizirano pojedinačno donošenje odluka
- Obveze Voditelja obrade u svezi sa sigurnošću obrade i tehnička i integrirana zaštita podataka
- Odnosi Voditelja i izvršitelja obrade
- Evidencija aktivnosti obrade
- Imenovanje službenika za zaštitu podataka
- Prijenosi osobnih podataka
- Pravna sredstva, odgovornost i sankcije
- Obrada u kontekstu zapošljavanja
- Obrada osobnih podataka putem videonadzora
- Završne odredbe.
II VOĐENJE STRUKTURIRANIH ZBIRKI OSOBNIH PODATAKA
Članak 2.
Kod Voditelja obrade osobnih podataka vode se sljedeće strukturirane zbirke osobnih podataka koje su dostupne prema posebnim kriterijima (sustavi pohrane), koje se vode automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima:
- Podaci o članovima
- Podaci o poslovnim partnerima koji su fizičke osobe
Naknadno otvorene zbirke osobnih podataka za kojima se vremenom može ukazati potreba biti će dodane ovom Pravilniku.
Članak 3.
Podaci o članovima SKNL vode se u skladu s propisima zakona o političkim strankama i Zakona o uredskom poslovanju.
Podaci iz stavka 1. ovog članka vode se automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima.
Članak 4.
Podaci o poslovnim partnerima koji su fizičke osobe, vode se u skladu s pravilima poslovanja.
Podaci iz stavka 1. Ovog članka vode se automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima.
Podatke iz prethodnog članka vode osoba koje radi na poslovima tajnika organizacijskog oblika SKNL.
Članak 5.
Podatke iz članka 3. i 4. ovog Pravilnika vode osobe koje obavljaju poslove tajnika organizacijskog oblika SKNL.
III NAČELA OSOBNIH PODATAKA
Članak 6.
Osobni podaci koji se obrađuju kod Voditelja obrade podataka moraju biti:
- Zakonito, pošteno i transparentno obrađeni (zakonitost, poštenost i transparentnost)
- Prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama (ograničavanje svrhe)
- Primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno (smanjenje količine podataka)
- Točni i prema potrebi ažurni (točnost)
- Čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je to potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju (ograničenje pohrane)
- Obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka (cjelovitost i povjerljivost).
Članak 7.
Obrada je nužna samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:
- Ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
- Obrada je nužna za poslovanje i djelovanje SKNL
- Obrada je nužna radi poštivanja pravnih obveza Voditelja obrade
- Obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe
- Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službenih ovlasti Voditelja obrade
- Obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka.
IV UVJETI PRIVOLE
Članak 8.
Kada se obrada temelji na privoli, Voditelj obrade mora moći dokazati da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka.
Privola ispitanika se Voditelju obrade daje u vidu pisane izjave na evidencijskom listu člana.
Ako ispitanik da privolu u vidu pisane izjave koja se odnosi i na druga pitanja, zahtjev za privolu mora biti predočen na način da ga se može jasno razlučiti od drugih pitanja, u razumljivom i lako dostupnom obliku uz uporabu jasnog i jednostavnog jezika.
Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja. Prije davanja privole, ispitanik se o tome obavješćuje. Povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao i njezino davanje.
V INFORMACIJE I PRISTUP OSOBNIM PODACIMA
Članak 9.
Ako su osobni podaci koji se odnose na ispitanika prikupljeni od ispitanika, Voditelj obrade u trenutku prikupljanja osobnih podataka ispitaniku pruža sve sljedeće informacije:
- Identitet i kontaktne podatke Voditelja obrade
- Svrhe obrade radi kojih se prikupljaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu
- Legitimne interese Voditelja obrade i treće strane, ako se obrada temelji na tim interesima
- Primatelje ili kategorije primatelja osobnih podataka
Osim informacija iz stavka 1. ovog članka, Voditelj obrade u trenutku kada se osobni podaci prikupljaju pruža ispitaniku sljedeće dodatne informacije potrebne kako bi se osigurala poštena i transparentna obrada:
- Razdoblje u kojem će osobni podaci biti pohranjeni
- Postojanju prava da se od Voditelja obrade zatraži pristup osobnim podacima i ispravak ili brisanje osobnih podataka
- Postojanju prava da se u bilo kojem trenutku povuče privola
- Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu
- Informaciju o tome je li pružanje osobnih podataka zakonska te ima li ispitanik obvezu pružanja osobnih podataka i koje su moguće posljedice ako se takvi podaci ne pruže
Članak 10.
Ispitanik ima pravo dobiti od Voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi podaci obrađuju, dobiti pristup osobnim podacima i sljedećim informacijama:
- Svrsi obrade
- Kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ
- Primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni
- Predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni
- Postojanju prava da se od Voditelja obrade zatraži ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade
- Pravu na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu (Agenciji za zaštitu osobnih podataka)
- Ako se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika, svakoj dostupnoj informaciji o njihovu izvoru
Voditelj obrade osigurava kopiju osobnih podataka koji se obrađuju. Za sve dodatne kopije koje zatraži ispitanik, Voditelj obrade može naplatiti razumnu naknadu na osnovi administrativnih troškova.
VI ISPRAVAK I BRISANJE
Članak 11.
Ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Voditelja obrade ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave.
Članak 12.
Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose bez nepotrebnog odgađanja te Voditelj obrade ima obvezu brisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
- Osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni
- Ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji i ako ne postoji druga pravna osnova za obradu
- Ispitanik uloži prigovor na obradu te ne postoje jači legitimni razlozi za obradu
- Osobni podaci nezakonito su obrađeni
- Osobni podaci moraju se brisati radi poštivanja pravne obveze iz prava Unije ili prava države članice kojem podliježe Voditelj obrade
- Osobni podaci prikupljeni su u svezi s ponudom usluga informacijskog društva.
VII PRAVO NA PRIGOVOR I AUTOMATIZIRANO POJEDINAČNO DONOŠENJE ODLUKA
Članak 13.
Ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega. U tom slučaju Voditelj obrade više ne smije obrađivati osobne podatke, osim ako Voditelj obrade dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrade pravnih zahtjeva.
Podaci koji se obrađuju ne smiju se koristiti za poslove marketinga.
Članak 14.
Osim u slučajevima kada je to dopušteno Općom uredbom, ispitanik ima pravo da se na njega ne donosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, koja proizvodi pravne učinke koji se na njega odnose ili na sličan način značajno na njega utječu.
VIII OBVEZE VODITELJA OBRADE U VEZI SA SIGURNOŠĆU OBRADE I TEHNIČKA I INTEGRIRANA ZAŠTITA PODATAKA
Članak 15.
Voditelj obrade provodi sljedeće tehničke i organizacijske mjere kako bi se osigurala odgovarajuća razina sigurnosti i to:
- Pseudonimizaciju i enkripciju osobnih podataka
- Osiguranje trajne povjerljivosti, cjelovitosti, dostupnosti i otpornosti sustava i usluga obrade
- Osiguranje pravodobne ponovne uspostave dostupnosti osobnih podataka i pristupa njima u slučaju fizičkog ili tehničkog incidenta
- Osiguranje procesa za redovno testiranje, ocjenjivanje i procjenivanje učinkovitosti tehničkih i organizacijskih mjera za osiguravanje sigurnosti obrade.
Voditelj obrade poduzima i mjere kako bi se osiguralo da svaki pojedinac koji djeluje pod odgovornošću Voditelja obrade, a koji ima pristup osobnim podacima, ne obrađuje te podatke ako to nije prema uputama Voditelja obrade.
Članak 16.
Uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za rizike za prava i slobode pojedinaca, Voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao i mogao dokazati da se obrada provodi u skladu s Općom uredbom. Te se mjere prema potrebi preispituju i ažuriraju.
Među organizacijske i tehničke mjere spadaju i mjere fizičke zaštite isprava i dokumenata (ugovora o radu, diploma, svjedodžba, poreznih kartica, OIB-a, podataka o računima radnika, životopisa, podaci o osposobljavanju, certifikati i dr.).
Isprave i dokumenti iz prethodnog stavka čuvaju se na način da pristup tim dokumentima nije omogućen neovlaštenim osobama, ali da je tim ispravama osiguran pristup i u slučaju tehničkog ili drugog sličnog incidenta.
Među organizacijske mjere spada i davanje izjave o povjerljivosti svih osoba koje prikupljaju ili obrađuju osobne podatke ili imaju pravo pristupa tim podacima.
Popis osoba koje su dužne dati izjavu o povjerljivosti utvrđuje Voditelj obrade.
Izjava o povjerljivosti sadržava potvrdu pojedinca koji djeluje pod odgovornošću Voditelja obrade da osobne podatke obrađuje u skladu s uputama Voditelja obrade, kao i izjavu da prihvaća materijalnu odgovornost i odgovornost zbog povreda obveza za postupanja koja nisu u skladu s uputama Voditelja obrade. Izjava o povjerljivosti važi i obvezuje i nakon prestanka dužnosti u SKNL.
Članak 17.
Voditelj obrade i u vrijeme određivanja sredstava obrade i u vrijeme same obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere, poput pseudonimizacije, za omogućavanje učinkovite promjene načela zaštite podataka, kao što je smanjenje količine podataka, te uključenje zaštitnih mjera u obradu kako bi se ispuili zahtjevi iz Opće uredbe i zaštitila prava ispitanika.
Voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kojima se osigurava da integriranim načinom budu obrađeni samo osobni podaci koji su nužni za svaku posebnu svrhu obrade. Ta se mjera primjenjuje na količinu prikupljenih osobnih podataka, opseg njihove obrade, razdoblje pohrane i njihovu dostupnost. Takvim se mjerama osigurava da osobni podaci nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinaca.
Voditelj obrade osigurava tehničke mjere zaštite podataka u skladu sa Sigurnosnim politikama Voditelja obrade.
Sigurnosne politike Voditelja obrade sadržavaju osobito:
- Pravila lozinki
- Pravila kod korištenja Internet preglednika
- Prijenos osjetljivih podataka
- Preuzimanje datoteka
- E-mail adrese zaposlenika
- Šifriranje
- Zaštita od virusa
- Ponašanje u slučaju sigurnosnih incidenata
- Dodatne odredbe za mobile uređaje
- Sigurnosne mjere.
IX ODNOSI VODITELJA I IZVRŠITELJA OBRADE
Članak 18.
Voditelj obrade koristi izvršitelje obrade za obradu sljedećih osobnih podataka:
- Za obradu osobnih podataka kod evidentiranja članstva.
Članak 19.
Izvršitelji obrade iz čl. 18. jamče provedbu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera na način da je obrada u skladu sa zahtjevima iz Opće uredbe i da se njome osigurava zaštita prava ispitanika.
Izvršitelj obrade ne smije angažirati drugog izvršitelja obrade bez prethodnog posebnog ili općeg pisanog odobrenja Voditelja obrade.
Obrada koju provodi izvršitelj obrade uređuje se ugovorom između Voditelja obrade i izvršitelja. U ugovoru se navodi predmet i trajanje obrade, prirodu i svrhu obrade, vrstu osobnih podataka i kategoriju ispitanika, te obveze i prava voditelja obrade. Ugovor mora biti u pisanom obliku, uključujući elektronički oblik.
X EVIDENCIJA AKTIVNOSTI OBRADE
Članak 20.
Voditelj obrade u skladu s člankom 30. Opće uredbe nije dužan voditi evidencije aktivnosti obrade.
XI IMENOVANJE SLUŽBENIKA ZA ZAŠTITU PODATAKA
Članak 21.
Voditelj obrade u skladu s člankom 37. Opće uredbe nije dužan imenovati službenika za zaštitu podataka.
XII PRIJENOS OSOBNIH PODATAKA
Članak 22.
Prijenos podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije nije dopušten.
XIII PRAVNA SREDSTVA, ODGOVORNOST I SANKCIJE
Članak 23.
Svaki ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Agencija obavješćuje podnositelja pritužbe o napretku i ishodu pritužbe, uključujući i mogućnost podnošenja pravnog lijeka (tužbe upravnom sudu) protiv pravno obvezujuće odluke Agencije.
Ispitanik ima pravo na podnošenje tužbe upravnom sudu ako Agencija ne riješi pritužbu ili ne izvijesti ispitanika u roku od tri mjeseca o napretku ili ishodu pritužbe.
Članak 24.
Ispitanik ima pravo na učinkoviti pravni lijek (tužbu nadležnom sudu protiv Voditelja obrade ili izvršitelja obrade) ako smatra da su mu zbog obrade njegovih osobnih podataka prekršena prava iz Opće uredbe.
Članak 25.
Svaka osoba koja je pretrpjela materijalnu ili nematerijalnu štetu zbog kršenja Opće uredbe ima pravo na naknadu od Voditelja obrade ili izvršitelja obrade za pretrpljenu štetu.
Svaki Voditelj obrade koji je uključen u obradu odgovoran je za štetu prouzročenu obradom samo ako nije poštovao obvezu iz Opće uredbe. Izvršitelj obrade je odgovoran za štetu prouzročenu obradom samo ako nije poštovao odredbe iz Opće uredbe koje su posebno namijenjene izvršiteljima obrade ili je djelovao izvan zakonskih uputa Voditelja obrade ili protivno njima.
Voditelj obrade ili izvršitelj obrade izuzet je od odgovornosti ako dokaže da nije ni na koji način odgovoran za događaj koji je prouzročio štetu.
Ako je u istu obradu uključeno više od jednog voditelja obrade ili izvršitelja obrade ili su u istu obradu uključeni i voditelj obrade ili izvršitelj obrade i ako su odgovorni za bilo kakvu štetu prouzročenu obradom, svaki voditelj obrade ili izvršitelj obrade smatra se odgovornim za cjelokupnu štetu kako bi se osigurala učinkovita naknada ispitaniku.
Ako je voditelj obrade ili izvršitelj obrade platio punu odštetu za pretrpljenu štetu, taj voditelj obrade ili izvršitelj obrade ima pravo zatražiti od drugog voditelja obrade ili izvršitelja obrade koji su uključeni u istu obradu dio odštete koji odgovara njegovu udjelu u odgovornosti za štetu.
Sudski postupak za ostvarivanje prava na naknadu štete vodi se pred sudom opće nadležnosti.
XIV OBRADA U KONTEKSTU ZAPOŠLJAVANJA
Članak 26.
Osobni podaci radnika smiju se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo ako je to određeno zakonom ili ako je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u svezi s radnim odnosom.
Voditelj obrade će radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo one osobne podatke koji su nužni za navedenu svrhu, a te će podatke dostavljati samo na zahtjev sudova i drugih državnih ili javnih tijela.
Osobne podatke radnika smije prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo Voditelj obrade kao poslodavac ili osoba koju on za to posebno opunomoći.
XV OBRADA OSOBNIH PODATAKA PUTEM VIDEONADZORA
Članak 27.
Videonadzor se odnosi na prikupljanje i daljnju obradu osobnih podataka koja obuhvaća stvaranje snimke koja čini ili je namijenjena da čini dio sustava pohrane.
Članak 28.
Obrada osobnih podataka dobivenih putem videonadzora može se provoditi samo u svrhu koja je nužna i opravdana za zaštitu osoba i imovine, ako ne prevladavaju interesi ispitanika koji su u suprotnosti s obradom podataka putem videonadzora.
Videonadzorom mogu biti obuhvaćene prostorije i prostori, dijelovi prostorija i prostora, vanjska površina objekta, a čiji je nadzor nužan radi postizanja svrhe iz stavka 1. ovog članka.
Članak 29.
Voditelj obrade dužan je označiti da je objekt odnosno pojedina prostorija ili prostor u njemu, te vanjska površina objekta pod videonadzorom, a oznaka treba biti vidljiva najkasnije prilikom ulaska u perimetar snimanja.
Obavijest iz stavka 1. ovog članka treba sadržavati sve relevantne informacije sukladno odredbi članka 13. Opće uredbe, a posebno jednostavnu i lako razumljivu sliku uz tekst kojim se ispitanicima pružaju sljedeće informacije:
- Da je prostor pod videonadzorom
- Podatke o voditelju obrade
- Podatke za kontakt putem kojih ispitanik može ostvariti svoja prava.
Članak 30.
Sustav video nadzora mora biti zaštićen od pristupa neovlaštenih osoba.
Voditelj obrade dužan je uspostaviti automatizirani sustav zapisa za evidentiranje pristupa snimkama videonadzora koji će sadržavati vrijeme i mjesto pristupa kao i oznaku osoba koje su izvršile pristup podacima prikupljenim putem videonadzora.
Pristup podacima videonadzora imaju nadležna državna tijela u okviru obavljanja poslova iz svoje zakonom utvrđenog djelokruga.
Članak 31.
Snimke dobivene putem videonadzora mogu se čuvati najviše 6 mjeseci osim ako je drugim zakonom propisan duži rok čuvanja ili ako su dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku.
Članak 32.
Pravo pristupa osobnim podacima prikupljenim putem videonadzora ima predsjednik i tajnik SKNL.
XVII ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 33.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja.
Predsjednik:
mr. sc. Stjepan Kožić, dipl. ing.
